【第582篇】两步学会工程索赔意向通知书编写的技巧

随着工程建设领域越来越市场化、精细化、制度化和法治化，在项目的建设过程中，发包人和承包人采取索赔的形式，解决和处理过程中发生的一些与费用相关的事项，人们也在逐渐地接受和认可以索赔这种方式处理相关费用的诉求。而在项目管理过程中，办理索赔的第一个关键工作就是编写索赔报告。虽然根据标准的索赔流程，一般是索赔事件发生后，先提交索赔意向通知书，然后再提交正式的索赔报告书，但是在实务中，往往是先以一个简单的工作联系函代替索赔意向通知书，最终以一份完整的索赔报告提出相应的、完整的、全面的主张。在目前的管理模式下，一般是商务人员或者造价人员编制索赔报告，跟进和处理索赔的相关事宜。因此，作为商务人员，如何快速、有效、完整地编写一份内容翔实、依据充分、论证严谨、诉求明确的索赔报告书就显得非常的关键。从某种程度上来说，在当下的项目管理中，编写索赔报告成为商务人员和相关工程管理人员一项不可或缺的基本能力。在实务中，工程商务人员完成一份完整的索赔报告的编写，主要分为还原客观事实、形成专业故事、推理论证分析、费用计算说明、索赔报告编写等五个关键步骤:

(1)还原客观事实

客观的事实是索赔的基础和出发点，因此，编写索赔报告的第一步，是全面、真实地还原客观事实，事实还原得越真实越客观，我们掌握的信息越充足，那么我们编写的索赔报告也就越充分、越详细和越具有说服力。

作为索赔报告编写的工程商务人员，可能没有亲身经历索赔事件的发生全过程，可能在编写的时候，只有相关人员提供的一些零散的文件资料和口头阐述的事实，或者是虽然经历了索赔事件发生的全过程，但对事件的了解是片面的、零散的、局部的，没有全盘地了解和掌握。因此，对客观事实的全面梳理就非常关键。

还原客观事实我们一般分为以下两个阶段:

第一个阶段，先熟悉目前已有的资料和信息，自己先行系统地理相关事实。事实一般存在四个维度的事实:一是事件本身的事实，如某不可抗力本身发生的事实以及相应的进展事实;二是发包人针对该事件的具体行为事实，如某不可抗力发生后，发包人作出的一些指示、通知、要求等具体行为事实;三是承包人针对该事件的具体行为事实，如某不可抗力事件发生后，承包人采取的行动、应对措施、协助等具体行为事实;四是与该事件相关的第三方的具体行为事实，如不可抗力发生后，政府主管部门的相关指令、保险机构的相关通知和现场勘验、相关鉴定机构的鉴定和调查等具体行为事实。

针对上述四个维度的客观事实，我们以时间先后顺序为主线进行详细的梳理，每一件事情从时间、地点、人物、起因、经过、结果六个方面进行梳理，梳理完成后形成相应的客观事实还原记录初稿，如下表所示。

针对梳理出来的客观事实初稿，先要自我研判分析，结合工作经验和专业知识，提炼出应该还有哪些相关事实必然要发生、哪些事实存在空缺不完整等，对事实初稿有一个基本的自我评判。

第二个阶段，对客观事实进行核实和补充完善。这个时候可以组织相关的技术、生产、管理人员召开专门的交流会议，针对理出的客观事实，集中参与人员的力量，尽可能地把客观事实补充完善、修正核实，在会议上不能确定的，可以接下来和相关人员再次进行面对面的交流沟通确定。最终形成一个完整详细的客观事实梳理文档，这样我们就有了最基础和翔实的客观事实作为基础，后期一切的工作都可以在这个基础事实上开展和施行。